¿Cómo organizar departamentos completos de manera remota?

Y tu oficina, ¿dónde está?

Para muchas personas, esta pregunta ha dejado de tener sentido. Cada vez, más empresas han empezado a trabajar con sus departamentos de manera remota. Sobre todo, esta tendencia se ha acentuado desde marzo del 2020, cuando la pandemia nos enseñó que trabajar desde casa era factible e incluso favorable. De hecho, son muchos los/as empleados/as y empresarios/as que se han dado cuenta de los numerosos beneficios de adaptar sus departamentos para que puedan trabajar en remoto de manera habitual.

Dos años después del Covid-19, el 9,5 % de las empresas siguen trabajando con un modelo híbrido o incluso a distancia de manera íntegra (INE, 2021), en comparación al 4,8 % prepandémico.

Entre ellas, se encuentran algunas empresas tecnológicas reconocidas, como Toggl, Domestika o Zapier. Sin embargo, las ventajas de esta manera de trabajar no están recluidas a las empresas tecnológicas y gran parte de las empresas pueden permitirse tener al menos un departamento trabajando en remoto.

En este artículo, vamos a explicarte cuáles son las principales ventajas de trabajar en remoto, desmentir algunos de los mitos más extendidos y explicarte las claves para que puedas organizar tu departamento de manera remota.

Este artículo te interesa si:

R Te gustaría que algunos de tus departamentos fueran remotos.

R Tu equipo está teletrabajando, pero sientes que no lo hacen de manera óptima.

R Te gustaría aprender las claves para que tu equipo empiece a teletrabajar de manera efectiva.

Principales aprendizajes que te vas a llevar

R Vas a desmentir los mitos más frecuentes sobre el teletrabajo.

R Aprenderás las claves para poder teletrabajar de manera efectiva.

R Sabrás cómo implementar el teletrabajo paso a paso en tu departamento.

01. Principales beneficios de tener un departamento en remoto

¿Qué es el trabajo en remoto?

Durante la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a trabajar de este modo, sin haberse preparado para ello. Por este motivo, en muchas empresas no terminó de cuajar. Sin embargo, teletrabajar no consiste en llevarse el ordenador en casa y ya. Demanda una profunda transformación de los procesos internos del departamento.

Para tener un departamento en remoto, es necesario cambiar la manera de organizar y de comunicarse con los compañeros. Pero antes de adentrarnos en las claves del cómo emplear el teletrabajo, vamos a ver sus principales beneficios, tanto para la empresa, como para el empleado.

Costes menores

¿Has hecho el cálculo del ahorro que supone contar con equipos que tele-trabajan?

En primer lugar, los costes de la empresa se reducen. Ya no es necesario disponer de una oficina, que para algunas empresas con numerosos empleados puede suponer un gran ahorro.<

Retención de talento

Atraer talento se ha convertido en uno de los grandes retos para las empresas.

Al trabajar desde casa, los empleados consiguen una mayor conciliación entre su vida profesional y personal, una clara ventaja para la mayoría de ellos. De este modo, resulta más fácil retener el talento dentro de la empresa e, incluso, alcanzar nuevos perfiles.

Mayor productividad

¿Cuántas horas pasamos entre cafés y reuniones?

Aunque la primera impresión es que la persona será más improductiva, la realidad es que el teletrabajo ha supuesto un incremento de productividad para el 68% de 400 empresas a nivel mundial, según la consultora Omdia.

Sin embargo, existen varias falsas creencias alrededor de esta nueva manera de trabajar, que puede frenar la implementación en muchas empresas.

02. Mitos sobre el trabajo en remoto

Muchos mitos hay alrededor de esta manera de trabajar: es algo nuevo y posible gracias a las nuevas tecnologías. Quizás alguna vez has escuchado alguna de estas frases:

“Teletrabajar rompe las relaciones con los compañeros”

Es verdad que la comunicación con los compañeros deja de ser directa y espontánea. Por eso, los departamentos organizados en remoto deberán tener en mente protocolos para incentivar la relación entre compañeros. Puedes mantener una relación cordial de trabajo, sin necesidad de compartir cola en la cafetería.

 

“En casa mis empleados rinden menos”

Cada persona tiene una situación concreta. Algunos tienen que lidiar con niños, otros no podrán disponer de un espacio destinado al trabajo… Sin embargo, es cuestión de entrenar la productividad personal, cambiar la organización de la casa y compartir los consejos adecuados para que tu equipo se acostumbre a ello.

“Pueden escaparse datos confidenciales”

Los ciberataques están a la orden del día, y es normal temer por la privacidad de los datos de la empresa. Para evitar cualquier problema legal con los datos empresariales, lo mejor es establecer unas políticas y confiar en herramientas que protejan la privacidad de vuestros documentos.

03. Principales beneficios de tener un departamento en remoto

Tal como hemos indicado al inicio del artículo, teletrabajar no solo consiste en llevarse el portátil a casa. Si quieres que tu departamento trabaje en remoto como un reloj suizo, será necesario cambiar algunos aspectos fundamentales de la empresa.

¿Quieres saber cuáles son?

Los roles del equipo

En primer lugar, los roles de cada persona del equipo deberán estar muy bien definidos. ¿Quién se encarga de cada tarea? ¿Quién es el o la responsable de ver que se cumplen todas las fechas límites? Tener al menos un responsable por departamento será más importante que nunca, sobre todo para coordinar urgencias.

La organización del departamento

Por otro lado, será esencial emplear herramientas como gestores de tareas para todo el equipo. Dejar al azar la manera de organizarse de cada persona, puede conducir a una falta de comunicación, malentendidos y, al fin y al cabo, en una pérdida irrefrenable de tiempo. Por eso, una de las primeras tareas será contar con un gestor de tareas online, que todo el departamento sepa utilizar.

Acceso a tus documentos digitalizados

Para poder aprovechar al máximo el trabajo en remoto, será fundamental que todos los documentos de la empresa estén digitalizados y en la nube. En este escenario, ya no tiene sentido contar con salas repletas de archiveros. Los compañeros deberán ser capaces de acceder con pocos clics a los documentos más relevantes.

Establecer vías de comunicación

Uno de los aspectos que vais a tener que gestionar con un cambio de 180º es la comunicación del departamento. Necesitarás que se mantenga el flujo de comunicación pero esta vez utilizando el medio online.

Por suerte, existen muchas opciones para agilizarla: desde servicios de mensajería a salas de reuniones virtuales. Te recomendamos que establezcas protocolos para la comunicación, así como reuniones o espacios más informales para favorecer el teambuilding entre tu equipo.

Formación en competencias digitales

¿Está tu equipo capacitado para este cambio?

No todo el mundo está acostumbrado a trabajar con el ordenador, y quizás algunos compañeros, sobre todo los que han nacido en la era pre-internet, necesiten una formación extra.
Antes de trasladar tu departamento en remoto, asegúrate que todo el mundo sabe manejar las herramientas básicas y que se sentirá cómodo con un ordenador a solas.

Establece unas herramientas comunes

En el mundo digital, hay un montón de opciones para trabajar en remoto. Sin embargo, antes de dar el paso, lo más recomendable es establecer cuáles van a ser las herramientas que usaréis. De este modo, todo el equipo irá a la una y no perderéis el tiempo descubriendo nuevas herramientas cada dos semanas.

04. Empieza a organizar tu departamento en remoto

La pandemia nos regaló una gran lección con el confinamiento: tenemos que prepararnos para que el trabajo en remoto sea efectivo. A fin de cuentas, la tecnología es solo una herramienta, pero depende de nosotros saberla aprovechar.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a descifrar las claves para pasar de un departamento presencial a un equipo en remoto, con todas sus ventajas: flexibilidad, agilidad y productividad.

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