¿Qué es la Oficina sin Papel, por qué te interesa y cómo implantarla?

ajuntament de barcelona

Quina situació tenies abans?

El 2002 vam assumir la gestió dels arxius Històric i Fotogràfic del Museu, però ens trobàvem que la gestió de la Biblioteca ens ocupava tot el temps i a més no teníem ningú a l’equip amb coneixements d’arxivística. Hi havia molta documentació pendent de tractar i era molt feixuc respondre les consultes referides a aquest fons. El sistema de descripció de què disposàvem era un accés bastant d’anar per casa…

Quina situació ha aconseguit després de comptar amb vosaltres?

Tenim l’Arxiu Històric pràcticament tot tractat i migrat a Atom, la qual cosa ha suposat un gran pas en la qualitat de les descripcions, la classificació i la conservació, així com en la resolució de consultes. 

Com t’ha ajudat comptar amb el vostre equip?

Aquesta pregunta és reiterativa de la segona. Només afegir que les arxiveres aportades per C-Doc han demostrat ser bones professionals que s’han integrat perfectament a l’equip del Centre de Documentació i han comprès la nostra casuística i les nostres necessitats.

sector legal

¿En qué situación os encontrábais?

Anteriormente a trabajar codo con codo con CDOC la experiencia con la empresa anterior fue caótica. Se perdieron y extraviaron muchos inventarios por lo que supuso una laboral ardua recuperar el orden y archivo.

¿Cómo ha mejorado la situación gracias a la intervención de CDoc?

C-Doc ha conseguido con su buen hacer y su praxis dar tranquilidad y seguridad en todo lo entregado. Transmite formalidad y rigurosidad. Cualquier trabajo es inmediato en su gestión y manipulado así como formalidad y seriedad.

¿Cómo ha sido la experiencia de contar con el equipo externo de CDoc?

Como siempre nuestro sector es difícil es obligado conservar grandes cantidades de documentación, El sistema de archivo es ágil y cuando surge una urgencia su respuesta es inmediata. C-Doc forma parte de nosotros como un departamento anexo a la propia entidad por el trato cordial y familiar que se a creado entre los dos.

sector sanitario

Quina situació tenies abans?

En el nostre cas concret – el d’un gran centre sanitari- la situació que teníem abans de comptar amb vosaltres es caracteritzava per una evident manca d’espai físic. Segurament, la majoria d’empreses mitjanes o petites també es troben que no tenen una sala per encabir la documentació que van generant any darrera any i que per llei han de conservar, però en el nostre cas, el volum de creixement diari de paper era tan gran que els que no hi cabíem érem nosaltres, els treballadors. 

Quina situació ha aconseguit després de comptar amb vosaltres?

El fet de conèixer una empresa com la vostra ha permès alliberar espai de l’arxiu (ha reduït els metres que ocupava) per donar l’opció de destinar aquest espai a altres departaments de l’hospital que necessitaven expandir-se. 

Com t’ha ajudat comptar amb el vostre equip?

A la llarga, s’ha produït un efecte dòmino amb la documentació. Com? Doncs, altres departaments de l’hospital com l’econòmic i financer, el de recerca, el de radiologia, la biblioteca o el de farmàcia són exemples de llocs que tard o d’hora han necessitat també comptar amb una empresa que els custodiés la seva documentació. I lògicament, primer ens pregunten a nosaltres per la nostra experiència amb C-DOC.
No és fàcil confiar en una empresa externa per tractar temes de salut. Delegar certes tasques i la custòdia de documentació sanitària genera reticències en el col·lectiu mèdic perquè el recanvi d’un determinat marcapàs, el model de pròtesi que porta la persona o el grup sanguini d’un pacient poden ser vitals per salvar-li la vida… I vosaltres, sou conscients de tots aquests factors i en menys de 24 hores ja esteu aquí per ajudar-nos…