Què és l’Oficina sense Paper, per què t’interessa i com implantar-la?

ajuntament de barcelona

Quina situació tenies abans?

El 2002 vam assumir la gestió dels arxius Històric i Fotogràfic del Museu, però ens trobàvem que la gestió de la Biblioteca ens ocupava tot el temps i a més no teníem ningú a l’equip amb coneixements d’arxivística. Hi havia molta documentació pendent de tractar i era molt feixuc respondre les consultes referides a aquest fons. El sistema de descripció de què disposàvem era un accés bastant d’anar per casa…

Quina situació ha aconseguit després de comptar amb vosaltres?

Tenim l’Arxiu Històric pràcticament tot tractat i migrat a Atom, la qual cosa ha suposat un gran pas en la qualitat de les descripcions, la classificació i la conservació, així com en la resolució de consultes. 

Com t’ha ajudat comptar amb el vostre equip?

Aquesta pregunta és reiterativa de la segona. Només afegir que les arxiveres aportades per C-Doc han demostrat ser bones professionals que s’han integrat perfectament a l’equip del Centre de Documentació i han comprès la nostra casuística i les nostres necessitats.

sector legal

En quina situació us trobàveu?

Anteriorment a treballar braç a braç amb C-Doc, l’experiència amb l’empresa anterior va ser caòtica. Es van perdre i van extraviar molts inventaris pel que va suposar una feina àrdua recuperar l’ordre i arxiu.

Com ha millorat la situació gràcies a la intervenció de C-Doc?

C-Doc ha aconseguit amb el seu bon fer i la seva praxi donar tranquil·litat i seguretat en tot el lliurat. Transmet formalitat i rigorositat. Qualsevol treball és immediat en la seva gestió i manipulat així com formalitat i serietat.

Com ha estat l’experiència de comptar amb l’equip extern de C-Doc?

Com sempre el nostre sector és difícil és obligat conservar grans quantitats de documentació, El sistema d’arxiu és àgil i quan sorgeix una urgència la seva resposta és immediata. C-Doc forma part de nosaltres com un departament annex a la mateixa entitat pel tracte cordial i familiar que s’ ha creat entre els dos.

sector sanitari

Quina situació tenies abans?

En el nostre cas concret – el d’un gran centre sanitari- la situació que teníem abans de comptar amb vosaltres es caracteritzava per una evident manca d’espai físic. Segurament, la majoria d’empreses mitjanes o petites també es troben que no tenen una sala per encabir la documentació que van generant any darrera any i que per llei han de conservar, però en el nostre cas, el volum de creixement diari de paper era tan gran que els que no hi cabíem érem nosaltres, els treballadors. 

Quina situació ha aconseguit després de comptar amb vosaltres?

El fet de conèixer una empresa com la vostra ha permès alliberar espai de l’arxiu (ha reduït els metres que ocupava) per donar l’opció de destinar aquest espai a altres departaments de l’hospital que necessitaven expandir-se. 

Com t’ha ajudat comptar amb el vostre equip?

A la llarga, s’ha produït un efecte dòmino amb la documentació. Com? Doncs, altres departaments de l’hospital com l’econòmic i financer, el de recerca, el de radiologia, la biblioteca o el de farmàcia són exemples de llocs que tard o d’hora han necessitat també comptar amb una empresa que els custodiés la seva documentació. I lògicament, primer ens pregunten a nosaltres per la nostra experiència amb C-DOC.
No és fàcil confiar en una empresa externa per tractar temes de salut. Delegar certes tasques i la custòdia de documentació sanitària genera reticències en el col·lectiu mèdic perquè el recanvi d’un determinat marcapàs, el model de pròtesi que porta la persona o el grup sanguini d’un pacient poden ser vitals per salvar-li la vida… I vosaltres, sou conscients de tots aquests factors i en menys de 24 hores ja esteu aquí per ajudar-nos…