casos d’èxit
Gestió documental per al sector legal i financer
La seguretat i confidencialitat de la documentació prenen un paper encara més rellevant en aquests sectors.
Després de treballar amb clients com Mapfre, CaixaBank o Bufet Cuatrecasas, sabem com superar els principals reptes de la gestió documental, per a assegurar la confidencialitat de tots els arxius.
Digitalització, automatització, Big Data… En l’última dècada, han aflorat molts conceptes impulsats per la tecnologia, que s’han fet eco en els mitjans de comunicació i en les empreses més pioneres.
Malgrat aquesta nova realitat, molts despatxos legals i financers continuen assumint una sobrecàrrega de documentació, sobres i impresos, que a més han de preservar-se durant anys amb total confidencialitat.
Quins reptes presenta la gestió documental en el sector legal i financer?
Assessors, advocats, gestories, asseguradores… La majoria de perfils del sector precisen un servei de gestió documental que compleixi amb els màxims estàndards de privacitat, confidencialitat i seguretat.
Compliment de la regulació vigent
En un sector que maneja documentació sensible, és necessari estar alerta de les auditories de qualitat i del compliment de totes les regulacions. Així mateix, és necessari assegurar la qualitat del servei al client final, evitant en tot moment la pèrdua d’informació o destrucció de documents indesitjada.
Falta de correlació entre documents físics i digitals
Amb la ràpida introducció de la transformació digital, que a poc a poc va guanyant terreny també en aquests sectors, és necessari comptar amb un sistema de gestió documental per a crear una correlació organitzada entre els documents físics i digitals. L’objectiu final és aconseguir que els professionals tinguin ràpid accés a tots els documents, sempre prioritzant la seva protecció i seguretat.
Espai escàs en el despatx
En molts casos veiem com a bufets d’advocats i gestories amb despatx en grans ciutats (i amb un espai limitat), no poden permetre’s l’acumulació de documents en la pròpia oficina. A través de l’externalització de la custòdia de documentació, és possible guardar tota la documentació en un espai extern, que compleixi amb totes les normatives.
Com pot ajudar-lo C-Doc?
C-Doc entén tot el cicle de vida dels documents del seu sector per a una correcta gestió
Assegurem la nostra qualitat tècnica a través d’una metodologia pròpia, sorgida d’anys d’experiència en la gestió de més de 6 milions d’expedients en guarda i custòdia. A més, comptem amb un equip que compleix totes les exigències del servei, format per documentalistes, enginyers TIC i economistes.
Externalització de documents
Comptem amb més de 10.000 m² de magatzem propi.
Qualitat en el servei
9 sobre 10 en Auditories periòdiques de qualitat, medi ambient i seguretat de la informació.
Digitalització de documents
Major rapidesa per a consultar la seva documentació.
Confidencialitat i privacitat en la gestió
Gràcies al nostre personal qualificat, els documents compliran amb els requisits de confidencialitat i privacitat.
A més, complim els estàndards en Seguretat de la Informació (ISO 27001), Qualitat (ISO 9001) i Medi Ambient (ISO 14001).
gestió més eficient de la documentació en legal i financer
A través de l’externalització de documentació, el servei de digitalització i dels alts estàndards de privacitat de C-Doc, els nostres clients poden:
Localitzar de manera ràpida i eficient els documents necessaris, en disposar d’un sistema d’ordenació conjunt.
Evitar una sobrecàrrega de treball del departament intern, gràcies a l’externalització puntual de gestió documental.
Reduir l’espai de l’arxiu físic, a través de la digitalització documental.
els nostres clients
Li preocupa la confidencialitat dels documents dels seus clients?
Necessita més espai en el seu despatx central?
Vol assegurar el compliment de la regulació per a evitar problemes de gestió?
transformem negocis
Contacta amb C-Doc i avaluem les necessitats concretes del vostre cas.