Cómo mejorar la eficiencia empresarial con un software de gestión documental

En esta era digital, la mayoría de empresas se encuentran ante una enorme cantidad de información y documentos que deben aprender a administrar de manera eficiente para mantenerse competitivas.

Acostumbrados a la gestión documental tradicional, es probable que algunas empresas en crecimiento encuentren el sistema tradicional ineficiente, costoso y propenso a errores, lo que puede afectar el rendimiento y los resultados de la empresa. Ante esta situación, los procesos de gestión documental también deben digitalizarse, pero eligiendo un software que pueda adaptarse a las necesidades de cada empresa.

¿Qué es un software de gestión documental y cuáles son sus ventajas?

Un software de gestión documental es una herramienta que permite a cualquier tipo de empresa e institución mejorar su eficiencia y productividad. Su objetivo principal es conseguir una gestión más eficiente de los documentos y la información empresarial. De hecho, un software de gestión puede facilitar las siguientes tareas:

• Digitalizar documentos en diversos formatos.
• Indexar y clasificar documentos para que sean fáciles de recuperar.
• Asegura el almacenamiento de documentos de manera segura y centralizada.
• El equipo puede acceder a los archivos en remoto, facilitando el trabajo colaborativo.
• También facilita la gestión de versiones y control de cambios en los documentos.
• Permite tener una oficina sin papel y reducir los costes asociados.
• Reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos importantes.
• Y, además, es posible automatizar flujos de trabajo y procesos de aprobación.

De hecho, según un estudio de AIIM, la automatización de tareas manuales, como la entrada de datos y la revisión de documentos, puede ahorrar hasta el 90% del tiempo empleado en esas tareas, hecho que afecta directamente a la productividad del equipo.

¿Qué documentos pueden gestionarse con un software?

Si te estás planteando incorporar un software de gestión documental, es probable que te plantees en qué áreas o tipos de documentos podrías aplicarlo. La realidad es que a través del programa, puedes gestionar todo tipo de documentos, por ejemplo:

• Documentos de texto: contratos, informes, facturas, entre otros.
• Imágenes: fotografías, escaneos, dibujos técnicos, entre otros.
• Archivos de audio y video: grabaciones de reuniones, conferencias, entrevistas, entre otros.
• Correos electrónicos y mensajes instantáneos.
• Documentos en distintos formatos: PDF, Word, Excel, entre otros.
• Presentaciones de diapositivas.
• Documentos técnicos: planos, manuales, instructivos, entre otros.
• Documentos legales: actas de constitución, estatutos, entre otros.
• Archivos de diseño: gráficos, logotipos, entre otros.

Además, algunos sistemas de gestión documental también pueden manejar documentos físicos que han sido escaneados y convertidos en archivos digitales. Al fin y al cabo, la gran mayoría de documentos que una empresa maneje pueden ser gestionados a través del programa.

¿Es posible personalizar el software de gestión documental según las necesidades de la empresa?

Cada empresa es un mundo y, de hecho, uno de los problemas más habituales de los software de gestión documental económicos es la poca personalización de la que disponen. Sin embargo, algunos proveedores también disponen de la opción de personalizarlo según vuestras necesidades específicas.

Desde C-Doc, ofrecemos soluciones personalizadas de software de gestión documental para adaptarse a las necesidades únicas de cada empresa. Además, las acompañamos y asesoramos en la implementación del programa, diseñando flujos de trabajo personalizados y efectivos.

Nuestro equipo se compone de técnicos archiveros con una amplia experiencia y colaboramos con empresas especializadas en software, para poder ofrecer una solución óptima para cada cliente. Si tienes dudas sobre qué nivel de personalización necesitas, puedes concertar una cita con nuestro equipo comercial.

¿En qué debo fijarme antes de contratar un software de gestión documental?

Antes de contratar tu proveedor, te recomendamos en que te fijes sobre todo en los siguientes aspectos:

En definitiva, en la era digital es difícil imaginar una empresa eficaz sin un software de gestión documental. Este tipo de software permite a la empresa ser mucho más precisa a la hora de gestionar documentos y acelerar los procesos internos. Sin embargo, antes de contratar un software, necesitas verificar que realmente se ajustará a vuestras necesidades.