5 ideas clave para reducir costes en una empresa gracias a la transformación digital

5 ideas clave para reducir costes en una empresa gracias a la transformación digital

¿Cómo puede una empresa aumentar sus beneficios?

La primera respuesta que se nos viene a la cabeza es “aumentado sus ingresos”. Pero en muchas ocasiones la respuesta más adecuada es la acción contraria: reduciendo costes.

Por suerte, estamos presenciando un momento de cambios a una dirección muy concreta: hacia la transformación digital. ¿Sabes qué implicaciones tiene para tu negocio? En muchas ocasiones, un crecimiento desenfrenado, sin evaluar los gastos actuales de la empresa, puede ser catastrófico. Se repiten malos hábitos, los problemas se multiplican y, a la larga, acabas con una empresa desorganizada y repleta de papeles.

Para evitar estos problemas, vamos a descifrar las 5 ideas clave que te ayudarán a reducir costes, gracias a la digitalización de tus departamentos.

Este artículo te interesa si:

R No sabes si la transformación digital es para tu empresa.

R Quieres conocer cómo puedes reducir los costes gracias al entorno digital.

R Quieres mejorar los procesos de tu equipo para aumentar la productividad.

Principales aprendizajes que te vas a llevar

R Qué significa la transformación digital para tu empresa.

R Los principales beneficios de digitalizar tus departamentos.

R Qué costes puedes reducir gracias a una oficina sin papel.

01. ¿Qué es la transformación digital para una empresa?

En los últimos años, hemos vivido centenares de pequeñas y grandes innovaciones. De hecho, estamos seguros de que si ahora cogieras la máquina del tiempo hacia los años 80, casi no reconocerías tu espacio de trabajo. Papeles, archivadores, fax y teléfonos ya son reliquias del pasado.

Muchos de nosotros hemos escuchado a hablar de transformación, digitalización, marketing digital… Pero, de manera breve, ¿qué es la transformación digital para una empresa?

La transformación digital para una empresa consiste en integrar la tecnología en todas las áreas del negocio, para mejorar y agilizar sus procesos. No solo nos referimos al uso de la nube para guardar archivos de manera segura, ni en el uso de aplicaciones de videoconferencia, sino a una transformación total en los procesos internos e, incluso, en el modelo de negocio.

Gracias a esta evolución, han surgido nuevos tipos de empresa, híbridas y digitales, que desde el primer año se han beneficiado de las ventajas de la digitalización y de un rápido crecimiento. Pero, por otro lado, las empresas con más años de experiencia en su sector han tenido que enfrentarse a una transformación y a un cambio de procesos que no siempre ha resultado exitoso.

De hecho, según un estudio realizado por El Confidencial y AlterWork, la nota media de transformación digital en las oficinas de España llega, por muy poco, a 5,1, con suspenso en el apartado de modelo de negocio. ¿Qué es lo que nos impide aprovechar el máximo potencial de las nuevas tecnologías? Probablemente, una falta de cultura digital en nuestra rutina laboral diaria y una falta de comunicación con el equipo.

02. Principales beneficios de digitalizar tu empresa

Sin embargo, merece la pena no tirar la toalla y apostar por la digitalización.

Como veremos a continuación, son muchos los beneficios de dar este paso. Pero, por otro lado, también es un cambio de paradigma importante para todos los trabajadores y colaboradores, que si no se gestiona de manera correcta puede traducirse en pérdidas y frustración.

Para que la transición sea lo más rápida y liviana posible, a la hora de transformar una empresa tradicional a una digital, la mejor opción es contratar a un equipo especializado que revise tu estructura actual y os guíe paso a paso para liderar el cambio, con plena confianza.

En resumidas cuentas, apostar por la transformación digital de tu negocio tiene las siguientes ventajas:

R Mayor agilidad para adaptarse a los cambios del mercado.

R Control y seguridad total en los documentos de la empresa.

R Mejor comunicación y coordinación entre tus departamentos.

R Adaptación del marketing a las nuevas corrientes de consumo.

R Automatización de tareas repetitivas y ahorro del tiempo de gestión.

Vamos a desarrollarlas, una a una, para que entiendas las claves principales y empieces a recortar costes innecesarios gracias a la digitalización de tus departamentos.

03. Cinco ideas clave para reducir los costes de tu empresa

Tener una página web y un correo electrónico es solo la punta del iceberg de la transformación digital. Más allá de la presencia online de tu empresa, también puedes aplicar sus ventajas en todos los departamentos de tu empresa: desde producción a finanzas, desde recursos humanos a administración.

De hecho, estamos hablando de cambios tan profundos, como evolucionar ejes principales como la innovación, la experiencia del cliente, el modelo de negocio e, incluso, la cultura de la empresa. Pero, para centrarnos en el ahorro de costes de operación, ¿qué debemos tener en cuenta?

“Un buen sistema acorta el camino hacia la meta”. 

ORISON SWETT MARDEN

#Idea 01

Deja de perder tiempo buscando documentos

¿Cuánto tiempo dedicas a buscar y rebuscar documentos en los archivos de la empresa?

Aunque antaño era necesario, con las opciones digitales de hoy en día, ya no tiene sentido perder un solo minuto en este tipo de búsquedas.

Tener toda la documentación organizada y categorizada en la nube, te permitirá tener acceso a cualquier tipo de información que necesiten, de manera directa. Sin embargo, el desorden también puede introducirse en el espacio digital. Será necesario establecer ciertos protocolos para que, tanto en equipos grandes como pequeños, todo esté en orden.

#Idea 02

Mejora la comunicación entre departamentos

¿Qué procesos seguís para hablar entre compañeros?

En el caso de que estéis en una oficina física, en muchas ocasiones no hay un orden establecido. ¿El resultado? Interrupciones, preguntas que se alargan, ideas que se las lleva el viento…

Sin embargo, en la actualidad, existen muchas herramientas para mejorar estos procesos: la principal, los chats para empresa. Tener un chat puede suponer un gran ahorro para la empresa, si se usa de manera correcta.

Vamos a poner un ejemplo. En cada jornada laboral, para poder avanzar de manera correcta su trabajo, Félix necesita al menos un periodo de tres horas de máxima concentración. Sin embargo, la empresa no tiene un sistema ágil de mensajería establecido, y durante su día es interrumpido varias veces por sus compañeros: para revisar un informe, preparar una reunión, etc.

Un día, su empresa decide implementar un sistema de mensajería, como Slack o Microsoft Teams. En caso de que necesite este periodo de concentración, Félix va a desactivar las notificaciones para poder centrarse en su trabajo. Sus compañeros podrán enviarle los mensajes necesarios, sin saturar la bandeja de entrada de su correo. De este modo, Félix podrá responder con calma todos los mensajes una vez haya finalizado su objetivo diario.

Evitar interrupciones, establecer un periodo de tiempo en el que no esté permitido intercambiar mensajes, pactar unas horas concretas para las reuniones… Todos estos pequeños cambios pueden suponer, sin duda, un mayor aprovechamiento del tiempo y, en consecuencia, menor coste por hora.

#Idea 03

Tienes una estructura flexible que te permita escalar

¿Tu equipo tiene claro cada uno de los procesos y son ágiles para implementarlos?

Tener por escrito qué pasos seguir para cada una de las tareas, te permite simplificar, modificar y comunicar con mayor rapidez un cambio de estructura en el negocio.

En un entorno digital, en el que el cambio es constante, esta es una gran ventaja para poder explorar otras maneras de trabajar que te permitan escalar. Al fin y al cabo, este pequeño acto ayudará a simplificar la organización para que sea ágil. Y, sin duda, tal como dice Rick Warren en su libro “Liderazgo con propósito”:

“Las organizaciones más sólidas son las más sencillas”. 

RICK WARREN (2005)

#Idea 04

Puedes automatizar tareas entre departamentos

En cada departamento, hay algunas tareas repetitivas que restan espacio a las tareas más creativas que te ayudarían a dedicar tiempo a la innovación. Tareas que ocupan mucho tiempo… Y, como reza el dicho popular, “el tiempo es dinero”.

Una de las maneras más eficaces de aprovechar las nuevas tecnologías para ahorrar costes, es seguir los siguientes pasos:

R Identificar cuáles son las tareas repetitivas en cada departamento.

R Buscar una herramienta o software que sustituya la función.

R Evaluar el funcionamiento de la herramienta y calcular cuanto tiempo de ahorro hay en el cambio.

Aunque puede parecer una manera de deshumanizar la empresa, la realidad es que de este modo liberas tiempo a aquella persona para que puedan dedicarlo a tareas más complejas, en las que sean necesarias el ingenio de una mente humana.

#Idea 05

Mejora la gestión de proyectos entre distintos departamentos

¿Cuántas reuniones, llamadas y correos se hacen al día para coordinar equipos?

El tiempo destinado a este tipo de gestión se reduce gracias a los gestores de proyectos digitales. Este tipo de programas permiten marcar una hoja de ruta clara para que todo el equipo y todos los departamentos estén en la misma página. Sin embargo, para sacarle el máximo potencial, deberemos aplicar la conocida regla de los objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzable, relevante y con un tiempo límite.

En caso de que el responsable del proyecto quiera ver su estado real, solo necesitará echar un vistazo en el tablero del gestor de proyectos para ver la situación de cada uno de ellos. Es común que al inicio los compañeros se olviden de actualizar el gestor… Pero con paciencia y comunicando la importancia de emplearlo, poco a poco lo incluirán en su rutina de trabajo.

“El mero acto de establecer objetivos y comunicarlos aumenta la posibilidad de que tu organización los alcance”. 

GUY KAWASAKI

04. Recapitulando: ¿La transformación digital ahorra costes en tu empresa?

En este artículo hemos hablado sobre los principales beneficios de la transformación digital y sobre 5 ideas claves esenciales para ponerla en práctica. Sin embargo, digitalizar tu negocio no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Además, conlleva costes y un cambio en el modo de trabajar de la organización que a veces puede suponer fricciones para los empleados.

Llegados a este punto, quizás te estés preguntando si de verdad merece la pena dedicar tantos recursos a hacer el salto… Actualmente, nos encontramos en un cambio de era marcado por la digitalización de casi todo lo que conocemos, especialmente en el mundo de la empresa. Sin embargo, para aprovecharla al máximo, es necesario transformar la organización, para beneficiarse de sus frutos a la larga.

Más allá de las ideas claves que hemos contado en este artículo, existen muchos más beneficios: el ahorro de espacio (gracias a la digitalización de los documentos), la deslocalización de un departamento o la agilidad para tener datos actualizados para la toma de tus decisiones como director o manager.

¿Estás pensando en iniciar o mejorar tu transformación digital? Entonces te invitamos a descargarte nuestra guía “Claves para una digitalización de éxito”.

Y si quieres empezar a digitalizar tu documentación y agilizar tus procesos de trabajo, estaremos encantados de atenderte.

Claves para una digitalizacion de exito

guía práctica

Claves para una
digitalización de éxito

Hacia una economía digital

Ayudamos en la transformación digital de empresas, organizaciones y asociaciones. Le damos a tu negocio las herramientas para crecer beneficiándose de las ventajas que la digitalización aporta a los procesos, a la marca y a la experiencia de usuario.