Tu oficina sin papel: 8 ventajas para escalar tu negocio en digital

Tu oficina sin papel: 8 ventajas para escalar tu negocio en digital

Estamos en un cambio de era, marcada por la digitalización de casi todo lo que conocemos. A nivel personal, no hemos dudado en cambiar nuestras costumbres por soluciones más rápidas, económicas y eficaces: los SMS por el WhatsApp, la TDT por Netflix, la compra en el súper por la compra online

Sin embargo, al movernos al mundo de la empresa, todavía estamos lejos de aprovechar todas las ventajas de la transformación digital en nuestros departamentos… Sobre todo en el caso de las empresas tradicionales.

Algunas situaciones, como el confinamiento durante la pandemia del 2020, han ayudado a tomar consciencia del potencial de escalar un negocio al cambiarlo a un modelo de negocio en digital, más allá de intercambiar las salas de reuniones por videollamadas.

Este artículo te interesa si:

R Quieres escalar tu negocio, pero te ves limitado por tu estructura actual.

R Quieres conocer los principales beneficios de tener una oficina digitalizada.

R No estás seguro de si estás preparado para escalar tu negocio.

Principales aprendizajes que te vas a llevar

R 8 buenos motivos por los que deberías digitalizar tus oficinas.

R Entender el potencial de escalar tu negocio en digital.

R Los elementos imprescindibles para empezar esta transformación.

01. ¿Qué significa escalar un negocio?

Escalar un negocio significa que la empresa pueda realizar sus funciones con mayor volumen, sin que su funcionamiento se vea afectado. Al escalar un negocio, el tipo de crecimiento deja de ser proporcional y se convierte en exponencial.

Hay distintas maneras de escalar un negocio:

R A través de la automatización de procesos, para poder liberar el tiempo de las personas. De este modo, puedan dedicar su atención a otras tareas o a nuevos clientes.

R Comercializando un producto relacionado con tu empresa, que se pueda repetir y vender sin que afecte al rendimiento de la empresa.

R Creando una franquicia de tu negocio, para que otros emprendedores puedan replicar tu modelo de negocio, llevándote tú una comisión.

En definitiva, escalar un negocio consiste en buscar otras opciones para poder ganar más, sin correr el riesgo de morir de éxito.

02. ¿Estás listo para escalar tu negocio?

Sin embargo, no todos los negocios están listos para escalar. Antes de dar el paso, es necesario que tengas los deberes hechos, ya que cuanto más escalas el negocio, más problemas pueden surgir (ya sea de operaciones, de administración o de atención al cliente).

¿Crees que estás listo para escalar tu negocio? Hemos creado una pequeña checklist para ponerte a prueba. Vamos a ver si de verdad estás preparado para entrar en una fase de escalada:

checklist

¿Crees que estás listo para escalar tu negocio?

R Tienes por escrito el sistema y los procesos internos de tu empresa, y es de fácil acceso para todos los empleados.

R Todos tus documentos están digitalizados y organizados para consultarlos cuando sea necesario.

R Tus servicios y/o productos han sido ampliamente testeados y aceptados por tu audiencia ideal.

R Tienes un flujo de caja estable y abundante.

R Sabes cuáles son las principales métricas que necesitas cumplir para que todo cuadre.

R Has detectado mejoras en los procesos que han sido optimizados.

R Tienes un producto que no depende del tiempo de tus empleados, ni de una gran cantidad de recursos de tu empresa.

R Tienes una estrategia de comunicación y de marketing que funciona como un reloj suizo.

¿Te sientes identificado con la mayoría de estos puntos? Entonces, es posible que estés en una buena situación para empezar la fase de escalada.

03. Ocho ventajas de escalar tu negocio en digital

Ha llegado el momento de dejar atrás el papel y transformar tu negocio a un funcionamiento digital. Empieza a aprovechar los recursos tan valiosos que tienes, como el tiempo y talento de tus empleados, el espacio de tu oficina y el material. Apostando por la transformación digital, podrás mantener el control durante la escalada de tu negocio y evitar los errores más comunes que se suelen cometer en esta fase.

¿Todavía no estás convencido de que el uso de las nuevas tecnologías pueda ayudarte a escalar tus negocios? Vamos a ver 8 ventajas de dejar atrás el papel en esta nueva fase de tu empresa.

 

“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. 

SIR WILLIAM THOMSON

Podrás medir cada acción

La primera ventaja de la que te puedes beneficiar es el hecho de poder medir con precisión de dónde vienen los ingresos, cuáles son las líneas de negocio más beneficiosas y, en definitiva, decidir cuál es la dirección que debe tomar la empresa.

Como director o manager, es imprescindible que tengas un “cuadro de control” donde puedas ver las principales métricas del negocio de manera recurrente. ¿Cuántos ingresos y cuántos gastos has tenido en los últimos quince días? ¿Llegas a suficientes personas con tus acciones de marketing? ¿Cuánto tiempo dedican tus empleados a las reuniones? Todas estas preguntas pueden tener respuesta, gracias a medir cada acción a través de las herramientas digitales.

Será más fácil gestionar el equipo

Gracias a un gestor de proyectos, será mucho más fácil para ti o para los managers de los distintos departamentos saber en qué estado está cada proyecto. Ahora ya no será necesario tener papeles por toda la oficina o, peor aún, confiar en al azar.

Con un simple vistazo, el responsable podrá saber en qué situación está cada proyecto. Incluso, podrás automatizar el proceso para que la siguiente persona se ponga en marcha en cuando esté terminada la tarea necesaria.

Tendrás fácil acceso a todos los documentos que necesites

Una de las consecuencias directas de escalar tu negocio será el aumento de facturas, acuerdos, contratos… Un montón de papeles que tienen todos los números de desordenarse y perderse.

Si lo sigues gestionando de la manera tradicional, esto no solo tendrá implicaciones con respecto a los costes del papel y de la tinta. También puede llegar a suponer un problema legal cuando tengas que rendir cuentas con Hacienda, si no encuentras el papel necesario.

Crear un sistema para guardar todos los sistemas en digital, no solo te ayudará a mantener un orden, sino a tenerlo disponible en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo.

No dependes de una localización geográfica

Tener una empresa en digital no significa que, de manera obligatoria, tus empleados tengan que teletrabajar. Sin embargo, si todos los procesos están perfectamente estipulados, es una opción que puede ayudarte mucho a la hora de escalar tu negocio.

Por ejemplo, si necesitas cerrar acuerdos internacionales y algunos empleados tienen que desplazarse a otros países, es posible seguir trabajando con normalidad gracias a tenerlo todo en digital.

En caso de crear franquicias, también te ayudará a mantener una comunicación fluida con sus responsables, sin necesidad de hacer reuniones frecuentes, ni llamadas telefónicas que ocuparían gran parte de tu tiempo. 

Tus clientes estarán más satisfechos

Tener tus procesos optimizados repercute de manera muy positiva en la experiencia de tus clientes, sobre todo cuando escalas tu negocio. Para evitar quejas o reclamaciones que pueden perjudicar tu reputación de marca, tener una comunicación en digital te ayudará a actuar de manera rápida y eficaz.

Podrás seguir varios prospectos gracias al marketing digital

La primera regla para poder escalar, es tener una gran demanda. Y, en este punto, el marketing digital tiene un papel fundamental. Trabajar con una estrategia digital, te ayudará a llegar a personas con nuevos hábitos de compra digitales y, además, a automatizar acciones de marketing para preparar varios posibles clientes a la vez.

Trabajo fluido y eficiente

Otra ventaja de dejar atrás el papel, es que el trabajo se vuelve mucho más fluido, organizado y eficiente. Ya no es necesario perder tiempo en buscar cierto documento o en convocar una reunión para organizar un proyecto. A través de las herramientas digitales, es mucho más fácil y rápido, hecho que permite liberar tiempo a los empleados.

Total seguridad en tus documentos

Quizás te estás preguntando si Internet es un lugar seguro para poder gestionar toda tu empresa. Habrás escuchado hablar de los ciberataques o de los hackers… Por suerte, solo tienes que contar con la ayuda de una empresa especializada en ciberseguridad y con un gestor de documento con todas las garantías en seguridad, para aprovechar las ventajas de la digitalización, teniendo tu empresa a salvo.

04. Adiós al papel, hola a las nuevas tecnologías

Sin duda, estamos viviendo un cambio de paradigma, tanto a nivel individual, como en el de las empresas, hacia la transformación digital. Sus múltiples ventajas permiten a las empresas encontrar vías más fáciles de gestión y comunicación, con menores costes.

¿El resultado? Las oportunidades para escalar tu negocio se multiplican. Ya es casi imposible encontrar un negocio que no emplee las nuevas tecnologías.

No obstante, muchas de estas empresas todavía no se han familiarizado con las nuevas tecnologías o utilizan software que a la larga les puede perjudicar, sin saberlo. Todavía es un mundo desconocido para la mayoría, y es necesario que, para aprovechar al máximo sus ventajas, los equipos se formen y usen a diario las herramientas.

Así mismo, es importante asegurar que todos los programas que se empleen cumplan las normativas de confidencialidad y tengan una seguridad elevada para evitar la fuga de datos.

¿En qué punto estás tú? Si quieres escalar tu negocio, pero todavía sientes que tu organización no aprovecha al máximo la transformación digital, te invitamos a descargarte nuestra guía “Claves para una digitalización de éxito”.

Y si quieres empezar a digitalizar tu documentación y agilizar tus procesos de trabajo, estaremos encantados de atenderte.

Claves para una digitalizacion de exito

guía práctica

Claves para una
digitalización de éxito

Hacia una economía digital

Ayudamos en la transformación digital de empresas, organizaciones y asociaciones. Le damos a tu negocio las herramientas para crecer beneficiándose de las ventajas que la digitalización aporta a los procesos, a la marca y a la experiencia de usuario.